7 beliebte Projektmanagement-Methoden & wofür sie stehen

Es gibt keine “Allerbeste”

Jeder gute Projektmanager weiß, dass die Auswahl der richtigen Projektmanagement-Methoden entscheidend für eine erfolgreiche Arbeit ist. Wir haben Ihnen in unserem letzten Artikel über New Work bereits ein paar moderne Projektmanagment-Methoden vorgestellt und kurz erklärt. Doch welche sind die beliebtesten und welche Vor- und Nachteile haben sie? Wir haben für Sie sieben Methoden zusammengefasst, auf das wesentliche reduziert und zeigen Ihnen wofür diese sich am besten eignen.

Beginnen wir mit einer Definition der Projektmanagement-Methodik, damit wir alle auf dem gleichen Stand sind. Laut dem Project Management Institute (PMI) ist eine Methodik definiert als “ein System von Praktiken, Techniken, Verfahren und Regeln, dass Menschen etwas von Wert liefert.” Lean Practices, Kanban und Six Sigma sind Beispiele für Projektmanagementmethoden.

Sie sind im Wesentlichen Prozesse, die darauf abzielen, Projektmanagern während des gesamten Projekts und den Schritten zur Erledigung der Aufgaben zu helfen. Unterschiedliche Methoden haben unterschiedliche Strategien, die bei der Bewältigung von Problemen helfen, die während der Projektdurchführung auftreten.

Die Qual der Wahl

Es stehen viele Methoden zur Auswahl, jede mit ihren eigenen Regeln, Prinzipien, Prozessen und Praktiken. Welche Methodik Sie implementieren sollten, hängt ganz von der Art des Projekts ab, das Sie durchführen werden. Bei der Auswahl einer Projektmanagement-Methodik geht es darum, den Ressourcen- und Zeiteinsatz zu maximieren. Zu beachten ist, dass es zwar eine Reihe von Methoden zur Auswahl gibt, es jedoch keine „richtige“ Methodik gibt. Es gibt nicht die eine Methodik, die perfekt für jedes einzelne Projekt geeignet ist. Projekte variieren in Umfang und Anforderungen, was bedeutet, dass auch die richtige Methodik für die Implementierung variiert. Werfen wir nun einen Blick auf einige der beliebtesten Methoden und machen unseren eigenen Projektmanagementmethoden-Vergleich.

Agil

Als eine der bekanntesten Projektmanagement-Methoden eignet sich Agil am Besten für iterative und inkrementelle Projekte. Es ist eine Art von Prozess, bei dem sich Anforderungen und Lösungen durch die gemeinsame Anstrengung selbstorganisierender und funktionsübergreifender Teams und ihrer Kunden entwickeln.

Ursprünglich für die Softwareentwicklung geschaffen, behebt es die Schwachstellen der Wasserfallmethode (Infos dazu weiter unten). Deren Prozesse sind den Anforderungen der hart umkämpften und in ständiger Bewegung lebenden Softwareindustrie nicht gerecht geworden. Agiles Projektmanagement entspringt den Werten und Prinzipien des Agile Manifesto. Eine 2001 von 13 Branchenführern zementierte Erklärung mit dem Ziel, bessere Möglichkeiten zur Entwicklung von Software aufzuzeigen. Es stellt eine klare und messbare Struktur bereit, die iterative Entwicklung, Teamzusammenarbeit und Änderungserkennung fördert.

Sie bestehen aus vier Grundwerten und 12 Schlüsselprinzipien und sind wie folgt:

Werte

1. Individuen und Interaktionen zählen mehr als Prozesse und Tools
2. Funktionierende Software ist besser als umfassende Dokumentation
3. Zusammenarbeit mit dem Kunden ist wichter als lange Vertragsverhandlungen
4. Auf Veränderungen reagieren – nicht stumpf dem Plan folgen

Prinzipien

1. Kundenzufriedenheit durch frühzeitige und kontinuierliche Softwarelieferung
2. Anpassung an sich ändernde Anforderungen während des gesamten Entwicklungsprozesses
3. Häufige Lieferung von funktionierender Software
4. Zusammenarbeit zwischen den Geschäftsbeteiligten und Entwicklern während des gesamten Projekts
5. Unterstützen, vertrauen und motivieren Sie die beteiligten Personen
6. Ermöglichen Sie persönliche Interaktionen
7. Funktionierende Software ist das wichtigste Maß für den Fortschritt
8. Agile Prozesse zur Unterstützung eines konsistenten Entwicklungstempos
9. Aufmerksamkeit für technische Details und Design erhöht die Agilität
10. Einfachheit
11. Selbstorganisierende Teams fördern großartige Architekturen, Anforderungen und Designs
12. Regelmäßige Überlegungen, wie alle effektiver werden können

Aufgrund ihrer Anpassungsfähigkeit werden die agilen Projektmanagement-Methoden häufig verwendet um komplexere Projekte durchzuführen. Es verwendet sechs Hauptergebnisse, um den Fortschritt zu verfolgen und das Produkt zu erstellen, nämlich die Produktvision, die Produkt-Roadmap, das Produkt-Backlog, den Release-Plan, das Sprint-Backlog und das Inkrement. Mit diesen Eigenschaften etabliert es sich als Methodik, die Wert auf Zusammenarbeit, Flexibilität, kontinuierliche Verbesserung und qualitativ hochwertige Ergebnisse legt.

Am besten geeignet für

Projekte, die Flexibilität erfordern und ein gewisses Maß an Komplexität oder Unsicherheit aufweisen. Zum Beispiel ein neuartiges Produkt oder eine eingekaufte Geschäftseinheit.

Agil ist eine Methodik, die Methoden wie Scrum und Kanban enthält. Trotzdem werden diese agilen “Werkzeuge” alleinstehend in der Produktentwicklung verwendet. Sie tragen ihre eigenen Merkmale und Terminologien, die sie dadurch gut genug machen, um in diese Liste separat aufgenommen zu werden. Dementsprechend ist unser nächster Punkt:

Scrum

Scrum besteht aus fünf Werten: Verpflichtung, Mut, Fokus, Offenheit und Respekt. Ziel ist es, komplexe Produkte durch Zusammenarbeit, Verantwortlichkeit und iterativen Fortschritt zu entwickeln, bereitzustellen und zu erhalten. Was Scrum von den anderen agilen Projektmanagement-Methoden unterscheidet, ist die Funktionsweise durch die Verwendung bestimmter Rollen, Ereignisse und Artefakte.

Scrum-Teamrollen

• Product Owner: Produktexperte, der die Stakeholder (d.h. interne & externe Interessengruppen) vertritt und die Stimme des Kunden ist.
• Entwicklungsteam: Gruppe von Fachleuten, die das Produkt liefern (Entwickler, Programmierer, Designer).
• Scrum Master: Organisierter Servant-Leader. Stellt sicher, dass die Scrum-Regeln befolgt und die Kernaussagen verstanden werden.

Scrum-Events

• Sprint: Iterative Zeitfenster, in denen ein Ziel erreicht wird. Der Zeitrahmen überschreitet nicht einen Kalendermonat und ist während des gesamten Entwicklungsprozesses konsistent.
• Sprint-Planung: Wo das gesamte Scrum-Team zusammenkommt – zu Beginn jedes Sprints  – um den bevorstehenden Sprint zu planen.
• Daily Scrum: 15-minütiges Time-Boxed-Meeting, dass an jedem Tag des Sprints zur gleichen Zeit abgehalten wird. Es werden die Erfolge des Vortages sowie die Erwartungen für den aktuellen Tag besprochen.
• Sprint Review: Ein informelles Meeting am Ende jedes Sprints, bei dem das Scrum-Team den Stakeholdern sein Inkrement vorstellt und Feedback diskutiert.
• Sprint-Retrospektive: Ein Meeting, in dem das Scrum-Team über den Ablauf des vorherigen Sprints nachdenkt und Verbesserungen für den nächsten Sprint verpflichtet.

Scrum-Artefakte

• Product Backlog: Vom Product Owner verwaltet, sind hier alle Anforderungen für ein tragfähiges Produkt in der Reihenfolge ihrer Priorität aufgelistet. Enthält Features, Funktionen, Anforderungen, Verbesserungen und Fixes, die Änderungen am Produkt in zukünftigen Versionen autorisieren.
• Sprint-Backlog: Eine Liste der Aufgaben und Anforderungen, die während des nächsten Sprints erfüllt werden müssen. Manchmal begleitet von einem Scrum-Taskboard, das verwendet wird, um den Fortschritt der Aufgaben im aktuellen Sprint und alle vorgenommenen Änderungen im Format „To Do, Doing und Done“ zu visualisieren.

Am besten geeignet für

Projekte, die aus Teams von weniger als sieben Personen bestehen, die einen flexiblen Ansatz zur Bereitstellung eines Produkts oder einer Dienstleistung benötigen.

Kanban

Kanban ist ein weiteres beliebtes agiles Framework, das sich ähnlich wie Scrum auf frühe Releases mit kollaborativen und selbstverwaltenden Teams konzentriert. Ein Konzept, dass in den 1940er Jahren in den Produktionslinien von Toyota-Werken entwickelt wurde ist eine sehr visuelle Projektmanagement-Methoden . Sie ist abgezielt darauf, qualitativ hochwertige Ergebnisse zu lieferern, indem es ein Bild des Workflow-Prozesses zeichnet. Engpässe im Entwicklungsprozess werden so frühzeitig erkannt. Es arbeitet mit sechs allgemeinen Praxen:

1. Visualisierung
2. Begrenzung von „Work-In-Progress“
3. Flussmanagement
4. Richtlinien explizit machen
5. Nutzung von Feedbackschleifen
6. Kollaborative oder experimentelle Evolution

Kanban erreicht Effizienz indem es visuelle Hinweise verwendet die verschiedene Phasen des Entwicklungsprozesses signalisieren. Die an diesem Prozess beteiligten Stichworte sind ein Kanban-Board, Kanban-Karten und sogar Kanban-Swimlanes für diejenigen, die das gewisse Extra an Organisation suchen.

• Kanban-Board Wird zur Visualisierung des Entwicklungsprozesses verwendet. Ein Kanban-Board kann entweder physisch (ein Whiteboard, Haftnotizen und Markierungen) oder digital (wie ein Online-Projektmanagement) sein.
• Kanban-Karten Jede Kanban-Karte bildet ein Workitem/eine Aufgabe im Arbeitsprozess ab. Es wird verwendet, um den Fortschritt mit Ihrem Team zu kommunizieren und stellt Informationen wie Status, Zykluszeit und bevorstehende Fristen dar.
• Kanban-Swimlanes Die horizontal verlaufenden Kanban-Swimlanes sind ein visuelles Element auf einer großen Tafel. Aufgaben/Elemente werden durch Kategorisierung weiter unterschieden. Sie dienen dazu, einen besseren Überblick über den Workflow zu bieten.

Obwohl es keine festen Regeln für Kanban an sich gibt, funktioniert es mithilfe eines Kanban-Boards um die Entwicklungsstadien vom Beginn der Ideenproduktion über die laufende Arbeit, bis zum Abschluss der Arbeit darzustellen. Die Grundstruktur des Boards besteht aus drei Spalten, die mit „To-Do, Doing und Done“ beschriftet sind. Sselbsterklärend und eindeutig.

Wie die meisten agilen Frameworks hat sich Kanban in der Softwareentwicklungsbranche einen Namen gemacht. Aufgrund seiner Flexibilität hat es jedoch in anderen Branchen an Bedeutung gewonnen und ist eine der wenigen Projektmanagementmethoden die auf jedes Projekt angewendet werden kann.

Am besten geeignet für

Kanban eignet sich wie Scrum für Projekte mit kleineren Teams, die einen flexiblen Ansatz zur Bereitstellung eines Produkts oder einer Dienstleistung benötigen. Eignet sich auch hervorragend für persönliche Produktivitätszwecke.

Lean

Die Lean-Projektmanagement-Methoden fördert die Maximierung des Kundennutzens bei gleichzeitiger Minimierung von Verschwendung. Ziel ist es, durch weniger Ressourceneinsatz mehr Wert für den Kunden zu schaffen. Die Werte stammen aus der japanischen Fertigungsindustrie und gehen davon aus, dass „durch die Beseitigung von Verschwendung die Qualität verbessert wird während die Produktionszeit und -kosten reduziert werden“.

Es identifiziert drei Arten von Verschwendung: Muda, Mura und Muri, auch bekannt als 3 Mus.

Muda

Bei Muda geht es um die Beseitigung von Verschwendung und bezieht sich auf eine Aktivität oder einen Prozess, der keinen Mehrwert schafft. Es kann entweder eine physische Verschwendung Ihrer Zeit oder etwas sein, das Ihre Ressourcen verschwendet. Als sieben ursprüngliche Verschwendungen gekennzeichnet, sind sie:

1. Transport: Die Bewegung von Produkten zwischen Betrieben und Standorten.
2. Inventar: Die unfertigen Arbeiten (Work-In-Progress) und die Bestände an Fertigwaren und Rohstoffen, die ein Unternehmen hält.
3. Bewegung: Die körperliche Bewegung einer Person oder Maschine während einer Operation.
4. Warten: Das Warten auf die Fertigstellung einer Maschine, das Eintreffen eines Produkts oder aus anderen Gründen.
5. Überproduktion: Überproduktion von Produkten die über das hinausgehen, was der Kunde bestellt hat.
6. Over-Processing: Durchführen von Vorgängen die über die Anforderungen des Kunden hinausgehen.
7. Mängel: Produktausschuss und Nacharbeit in den Prozessen.

Mura

Bei Mura geht es darum, Abweichungen im Workflow-Prozess auf Planungs- und Betriebsebene zu beseitigen damit alles gleichmäßig abläuft. Wenn ein Redakteur beispielsweise bei der Veröffentlichung einer Zeitschrift zu viel Zeit mit der Bearbeitung eines Artikels verbringt bedeutet dies, dass das Designteam weniger Zeit hat das Design vor Ablauf der Veröffentlichungsfrist zu erstellen. Daher würde man die Bearbeitungszeit reduzieren und sicherstellen, dass der Zeitrahmen jeder Abteilung für den Artikel gleich ist.

Muri

Bei Muri geht es darum Überlastung zu beseitigen damit „das Nichts“ langsamer wird. Es bezieht sich auf Manager und Unternehmer die ihre Mitarbeiter und Prozesse aufgrund von Dingen wie schlechter Organisation, unklarer Arbeitsweise und Verwendung falscher Tools unnötig belasten.

Anstatt bestimmte Prozesse zu implementieren, geht es bei Lean eher darum sich an eine Reihe von Prinzipien zu halten. Die fünf Hauptprinzipien sind

1. Spezifizieren Sie den Wert durch den Kunden
2. identifizieren Sie Schritte im Wertstrom
3. sorgen Sie für einen kontinuierlichen Produktfluss
4. ermöglichen Sie den Kunden, Wert aus der nächsten vorgelagerten Aktivität zu ziehen und
5. schaffen Sie es unnötige Schritte zu vermeiden.

Am besten geeignet für

Die Lean-Methodik wird oft in z.B. der Fertigungsindustrie eingesetzt. Sie ist ideal für jedes Unternehmen oder jede Organisation die keinen Prozess als solchen sucht, sondern daran interessiert ist ihre Geschäftstätigkeit zu verbessern und unnötiges abzuschneiden.

Wasserfall

Waterfall ist eine der traditionelleren Projektmanagement-Methoden und ein linearer, sequenzieller Ansatz, bei dem der Fortschritt in eine Richtung nach unten fließt – wie ein Wasserfall. Ursprünglich aus der Fertigungs- und Bauindustrie stammend, mangelnd diese Methode an Flexibilität. Grund dafür ist, dass Designänderungen durch die strikt physisch-strukturierten Umgebungen übermäßig teuer werden.

Die Methodik wurde erstmals 1970 in einem Artikel von Winston W. Royce vorgestellt (obwohl der Begriff „Wasserfall“ nicht verwendet wurde) und definiert, dass man erst in die nächste Entwicklungsphase übergehen kann, wenn die aktuelle Phase abgeschlossen ist. Die Phasen werden in der folgenden Reihenfolge durchlaufen:

1. Anforderungsanalyse (meist mit einem Lastenheft)
2. Systemdesign und -spezifikation
3. Entwicklung
4. Tests
5. Einsatz und Wartung

Waterfall ist eine Projektmanagement-Methodik, die die Bedeutung der Dokumentation betont. Die Idee ist, dass wenn ein Mitarbeiter während des Entwicklungsprozesses ausscheidet sein Ersatz dort beginnen kann wo er aufgehört hat. Er muss sich dann nur mit den Informationen und den Dokumenten vertraut machen.

In Vor-Agilen Zeiten wurde die Waterfall-Methodik für die Softwareentwicklung verwendet. Es gab jedoch zu viele Probleme aufgrund der nicht adaptiven Designbeschränkungen, des Mangels an Kundenfeedback während des Entwicklungsprozesses und einer verzögerten Testphase.

Am besten geeignet für

Größere Projekte, die die Einhaltung strenger Phasen und Fristen erfordern. Projekte, die mehrere Male durchgeführt wurden und bei denen die Auftrittswahrscheinlichkeit von Überraschungen während des Entwicklungsprozesses relativ gering ist.

Six Sigma

Six Sigma ist eine der eher alt-bewärten Projektmanagement-Methoden, die erstmals 1986 von Ingenieuren bei Motorola eingeführt wurde. Sie zielt darauf ab die Qualität zu verbessern indem die Anzahl von Fehlern in einem Prozess reduziert wird. Es wird erkannt, was nicht funktioniert und dann aus dem Prozess entfernt. Es verwendet Methoden des Qualitätsmanagements die meist empirisch-statistisch sind, sowie die Expertise von Personen die auf diese Methoden spezialisiert sind.

Die durchführenden Personen heißen in Six Sigma Green Belts und Black Belts, überwacht von den Master Black Belts. Es gibt zwei Hauptmethoden. DMAIC, dass zur Verbesserung von Geschäftsprozessen verwendet wird und DMADV, dass eher zur Erstellung neuer Prozesse, Produkte oder Dienstleistungen dient. Die am häufigsten verwendete Methode ist der DMAIC-Zyklus, der für folgendes steht:

• Define Definieren Sie das Problem und die Projektziele
• Measure Messen Sie im Detail die verschiedenen Aspekte des aktuellen Prozesses
• Analyze Analysieren Sie Daten um u.a. die Fehlerursache in einem Prozess zu finden
• Improve Verbessern Sie den Prozess
• Control Kontrollieren Sie, wie der Prozess in Zukunft durchgeführt werden soll

Es gibt auch eine Lean Six Sigma-Methodik. Diese dient Verbesserung der Teamleistung, indem es Verschwendung Schwankungen des Arbeitsprozesses reduziert.

Am besten geeignet für

Größere Unternehmen und Organisationen, die Qualität und Effizienz durch eine datengesteuerte Methodik verbessern möchten.

PMI/PMBOK

PMI steht für das Project Management Institute. Ein gemeinnütziger Mitgliedsverband, Projektmanagement-Zertifizierungsstelle und Standardisierungsorganisation. Das PMI veröffentlichte das PMBOK, dass nicht nur eine Methodik ist, sondern ein Leitfaden der eine Reihe von Standards die verschiegene Projektmanagement-Methoden charakterisieren.

PMBOK steht für „Project Management Body of Knowledge“ und ist eine Sammlung von Standardterminologien und Richtlinien für das Projektmanagement. Darin heißt es, dass es fünf Prozessgruppen gibt die in fast jedem Projekt vorherrschen. Diese sind:

1. Initiierung Definition des Beginns eines neuen Projekts oder einer neuen Phase eines bestehenden Projekts.
2. Planung Der Umfang (Scope) des Projekts. Die Ziele und wie diese erreicht werden.
3. Ausführung Die im Projektmanagementplan definierte Arbeit ausführen.
4. Überwachung und Kontrolle Den Fortschritt und die Leistung verfolgen, überprüfen und regulieren.
5. Abschluss Alle Aktivitäten alle Prozessgruppen des Projekts oder der Projektphase formel abschließen/übergeben.

Darüber hinaus enthält das PMBOK Best Practices, Konventionen und Techniken, die als Industriestandard gelten. Das PMBOK aktualisiert seinen Leitfaden regelmäßig um sicherzustellen, dass er die aktuellsten Projektmanagementpraktiken widerspiegelt. Es befindet sich derzeit in seiner siebten Ausgabe, die 2021 veröffentlicht wurde. Es wurden die Projektmanagement-Prozessgruppen und Wissensgebiete durch Principles und Performance Domains ersetzt.

Am besten geeignet für

Da es sich eher um ein Nachschlagewerk als um eine tatsächliche Projektmanagement-Methodik handelt, können Sie PMI/PMBOK nicht in ein Projekt implementieren. Es kann aber verwendet werden um Best Practices für Ihr Projekt zu implementieren und dadurch die einzelnen Stellschrauben zu straffen.

Umsetzung ist Alles

Das waren sieben der beliebtesten modernen Projektmanagement-Methoden. Jede davon hat Ihre eigenen Vor- und Nachteile und ist für manche Situationen mal mehr, mal weniger sinnvoll. Achten Sie bei der Umsetzung einer der obigen Methodiken darauf, dass sie die Eigenheiten vorerst möglichst genau umsetzen und den Leitfäden (wie dem agilen Manifest) erst einmal strikt folgen.

Machen Sie nicht den typischen “wir sind agil”-Fehler! Wenn sie nur ein paar der vorgeschriebenen Eckpfeiler und Artefakte benutzen, (eben nur dort, wo sie es am wichtigsten Erachten) können Sie gar nicht die Früchte des Konstruktes ernten. Lassen Sie sich auf die Methodik ein. Nutzen Sie alle Best-Practice Praktiken und schätzen sie dann ein, ob es für Ihr Projekt passt. Nehmen Sie ihr Team mit und lehren Sie sie die notwendigen Werkzeuge (ähem… natürlich können wir Ihnen da helfen).